Organiseren in coronatijden

Wat? 

Organiseren van kampen of activiteiten

Je moet altijd een aanvraag doen voor georganiseerde kampen of activiteiten die binnen plaatsvinden.

  • Je kan toelating aanvragen via het Vrijetijdspunt: vrijetijd [at] roeselare.be. Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan krijg je via e-mail de toelating doorgestuurd.
  • Van zodra er nieuwe of gewijzigde regels uitgevaardigd worden waardoor dergelijke activiteiten niet meer mogen of kunnen plaatsvinden, vervalt de toelating automatisch.
     

De organisator is ervoor verantwoordelijk dat alle coronaregels nauwgezet nageleefd worden. Het naleven van de regels kan altijd gecontroleerd en gesanctioneerd worden door politie- of inspectiediensten of gemachtigde medewerkers van Stad en OCMW Roeselare.

Kinderen tot en met 12 jaar (geboren in 2008 of later)

  • Max. 10 personen binnen per groep, buiten mag de groep uit 25 personen bestaan (exclusief begeleiders).
  • Begeleiding moet steeds een mondmasker dragen tijdens de activiteit.
  • Samen eten of drinken kan. Blijf daarvoor steeds in je eigen groep en geef geen bekers, bestek of ander materiaal aan elkaar door.
  • De activiteit vindt bij voorkeur buiten plaats.
    Georganiseerde activiteiten kunnen indoor alleen plaatsvinden na een voorafgaande goedkeuring van de Stad.
  • Er wordt aangeraden om één vrijetijdsactiviteit per week te kiezen.
  • Overnachtingen zijn voorlopig niet toegelaten. We volgen op of er een aanpassing komt voor de paasvakantie.

Jongeren vanaf 13 jaar tot en met 18 jaar

  • Maximum 10 personen per groep (exclusief begeleiding).
  • De activiteit vindt buiten plaats.
  • Er wordt aangeraden om één vrijetijdsactiviteit per week te kiezen.
  • Overnachtingen zijn voorlopig niet toegelaten. We volgen op of er een aanpassing komt voor de paasvakantie.

Organiseren van verkoopacties

Verkoopacties kunnen nog plaatsvinden onder bepaalde voorwaarden.

  • De verenigingen mogen zelf pakketten samenstellen op voorwaarde dat men dit op een coronaveilige manier doet:
    • voldoende afstand houden (1,5 meter)
    • aantal personen die de pakketten samenstellen bepalen op basis van de grootte van de ruimte (één persoon per 10 m2)
    • de ruimte regelmatig verluchten, mondneusmasker dragen en handen wassen of handgels gebruiken.
  • De verenigingen mogen zelf samenkomen om maaltijden te bereiden om als steunactie te verkopen op voorwaarde dat men dit op een coronaveilige manier doet:
    • voldoende afstand houden (1,5 meter)
    • aantal personen die de maaltijd bereiden bepalen op basis van de grootte van de ruimte (1 persoon per 10 m2)
    • de ruimte regelmatig verluchten, mondneusmasker dragen en handen wassen of handgels gebruiken.

Hoe de verkochten goederen aan de 'koper' bezorgen?

  • Er kan gewerkt worden met een afhaalpunt dat buiten wordt ingericht.
  • De goederen kunnen geleverd worden aan huis op voorwaarde dat er naar analogie met de professionele pakjesdiensten aangebeld wordt, het pakje aan de deur gezet wordt en meteen afstand genomen wordt. Sowieso moet elk fysiek contact vermeden worden tussen verkoper/aanbieder en koper/ontvanger. Men mag ook niet binnen in de woning.

Richtlijnen voor afhaalpunten

Je moet steeds het Vrijetijdspunt verwittigen (vrijetijd [at] roeselare.be) als je een afhaalpunt wil organiseren.

Waaraan moet een afhaalpunt minimaal voldoen?

  • Het afhaalpunt bevindt zich buiten.
  • Er moet steeds 1,5 m tussen alle personen gegarandeerd worden.
  • Zowel aanbieders als afhalers moeten een mondmasker dragen.
  • De activiteit moet zo worden georganiseerd dat samenscholingen vermeden worden. Werk bij voorkeur op reservatie of met verschillende tijdsvensters.
  • Ter plaatse is de noodzakelijke handhygiëne ter beschikking, voor zowel aanbieders als afhalers.
  • Er wordt niet met cash geld betaald. Werk met betaling vooraf of contactloze betaling ter plaatse.
     

Het is heel belangrijk dat de vereniging het afhaalpunt veilig organiseert. Je kan hier altijd op gecontroleerd worden.

Organiseren van evenementen

Naar aanleiding van de verstrengde coronamaatregelen kunnen evenementen voorlopig niet doorgaan. Vanaf 1 april zijn er versoepelingen aangekondigd voor kleine events tot 50 personen, de concrete voorwaarden waaronder dit mogelijk zal zijn, worden nog verwacht.

Wat moet ik aanvragen?

Afhankelijk van wat je wil organiseren, heb je andere toelatingen of vergunningen nodig of gelden andere specifieke maatregelen. Bekijk hier het schematisch overzicht van richtlijnen voor evenementen omwille van de coronamaatregelen.

Hoe? 

Stappenplan aanvraag grote of publiek toegankelijke evenementen

  • Organiseer je op openbaar domein?
  • Is jouw organisatie publiek toegankelijk, voor meer dan 50 personen en past de activiteit niet in de reguliere werking van je vereniging/club?
  • Is jouw evenement geen (rommel)markt, kermis of beurs?
     

Volg dan altijd dit volledige stappenplan:

  1. Vul het Covid Event Risk Model (CERM) in.
    Je krijgt via een kleurencode te zien of jouw organisatie coronaproof is of niet. Enkel evenementen met een groene CERM-score kunnen aan de Stad voorgelegd worden.
    Krijg je geen groen licht met je ingevulde CERM? Het Covid Event Protocol kan je helpen om jouw evenement toch coronaproof te maken.
     
  2. Vraag jouw evenement aan bij de Stad via het evenementenloket.
    Enkel evenementen met een groene CERM-score kunnen aan de Stad voorgelegd worden. Voeg de pdf van jouw ingevulde CERM met groene code toe.
     
  3. De Stad bekijkt of jouw evenement kan doorgaan of niet.
    Indien wel, krijg je een toelating en de nodige vergunningen.

Stappenplan aanvraag kermis, (rommel)markt, beurs of salon

Deze activiteiten hebben specifieke kenmerken waardoor ze op maat moeten worden beoordeeld door de Stad. CERM is als tool niet geschikt om een inschatting te maken over deze activiteiten.

Volg dit stappenplan:

  1. Vraag jouw evenement aan bij de Stad via het evenementenloket. Voeg altijd je draaiboek toe in bijlage.
     
  2. De Stad bekijkt of jouw evenement kan plaatsvinden of niet. Indien wel, krijg je een toelating en de nodige vergunningen.
    Regelgeving: 

    Organisatie van mijn evenement

    • Volg de regels van de horeca als er horecadiensten worden geleverd.
    • De locatie van je evenement moet steeds toelaten dat je 4m² per zittende en 10m² netto beschikbare oppervlakte per staande bezoeker beschikbaar hebt. Als de hoofdactiviteit horeca is, kan je voor je zaalschikking de horecamaatregelen toepassen.
    • Hou steeds rekening met de regels voor de verschillende sectoren en de basisregels.
    • Als organisator blijf je verantwoordelijk voor de uitvoering van de geldende maatregelen tijdens jouw evenement!
    • Communiceer altijd duidelijk de richtlijnen aan de deelnemers. In uitnodiging, affiches ter plaatse,...
    • Zorg ervoor dat je alle toelatingen, vergunningen kan tonen tijdens je evenement.

    Steeds belangrijk: de basisregels

    • Zorg steeds voor een veilige afstand. Voorzie looplijnen om die afstand overal mogelijk en duidelijk te maken.
    • Zorg voor maximale hygiëne:
      • mensen moeten hun handen kunnen wassen en ontsmetten
      • ontsmet oppervlakken die veel aangeraakt worden (deurklinken, trapleuningen, stoelen, bancontact, ...).
    • Organiseer liefst in open lucht, of zorg voor voldoende ventilatie binnen.
    • Registreer de contactgegevens van deelnemers

    Ministeriële besluiten

    De Nationale Veiligheidsraad neemt maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Deze maatregelen krijgen een wettelijke basis in Ministeriële besluiten.

    Om je te begeleiden bij het juist toepassen en interpreteren van de maatregelen, worden de Ministeriële besluiten omgezet in een lijst met vragen en antwoorden.

    x
    Kan ik je helpen?
    Bertje, chatbot van Roeselare. Kan ik je ergens mee helpen?