Privacybeleid

Persoonsgegevens

Je privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken.

  • We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van jou als burger of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz. In welke hoedanigheid ook, je rechten blijven dezelfde en ons bestuur gaat even zorgzaam om met je gegevens.
  • Het bestuur is een lokale overheid. De zetel van het bestuur is gelegen op de Botermarkt 2, 8800 Roeselare. Het bestuur is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast verwerkt het bestuur ook persoonsgegevens in opdracht van de Vlaamse en Federale overheid. Daarbij volgt het de instructies van die andere entiteit.
     

Je moet erop kunnen vertrouwen dat het bestuur zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Om dit te kunnen garanderen heeft het bestuur een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid is in lijn met de relevante wetgeving

Waarom verwerkt het bestuur persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur ijvert voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening om het welzijn van alle inwoners van onze gemeente te verbeteren. Het bestuur engageert zich om jouw persoonlijke informatie steeds veilig te beheren.

Mag het bestuur persoonsgegevens verwerken?

Als overheidsinstantie waken we er over om jouw gegevens uitsluitend te verwerken als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerkt het bestuur persoonsgegevens uitsluitend in het kader van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang. In een beperkt aantal gevallen doen we dit op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen.

In alle andere gevallen zullen we je vragen om jouw toestemming te geven voor het verwerken van jouw gegevens. Dat is onder andere het geval voor: 

  • Het gebruik van cookies op de website
  • Verwerken van beeldmateriaal: foto’s en video’s
  • Gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je inschrijft

Hoe verzamelt het bestuur persoonsgegevens?

De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van het bestuur. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaring. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.

De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers, heeft het bestuur ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand, … Deze leveranciers zijn verwerkers die in opdracht van het bestuur persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur.

Het bestuur kan samenwerken met andere overheidsinstanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we altijd contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling. Het bestuur kan ook jouw persoonsgegevens vrijgeven:

  • als wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces
  • aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden
  • wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen
  • in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten

Doorgifte van gegevens

Het bestuur bewaart en verwerkt jouw gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. Het bestuur zal ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn. Als er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone, kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.

Bewaart het bestuur persoonsgegevens?

Het bestuur bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.

Hoe beveiligt het bestuur persoonsgegevens?

Het bestuur treft gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

Jouw rechten en keuzes

  • Je kunt je gegevens inkijken.
    Wil je inzage in de gegevens die het bestuur over jou verwerkt, laat het dan weten. Sommige gegevens kun je zelf rechtstreeks inkijken via bijvoorbeeld het omgevingsloket. Als je je recht van inzage uitoefent, zal het bestuur je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.
  • Je kunt je gegevens laten verbeteren.
    Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het bestuur over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
  • Je kunt je gegevens laten verwijderen.
    Je kunt altijd vragen om gegevens die het bestuur bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
  • Je kunt je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens.
    Ben je het niet eens met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.
  • Je kunt je verzetten tegen automatische profilering.
    Het bestuur maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).
  • Je kunt vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij.
    Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan het bestuur hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

Cookies

Een cookie is een tekstbestandje dat door de server van een website in de browser van uw computer of op uw mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer u de website raadpleegt. De cookie bevat een unieke code die toelaat om uw browser te herkennen gedurende het bezoek aan de website (een zogenaamde ‘session’ cookie) of bij latere, herhaalde bezoeken (een zogenaamde ‘permanente’ cookie). Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website die u bezoekt of door partners waarmee deze website samenwerkt. De server van een website kan alleen de cookies lezen die hij zelf geplaatst heeft, hij heeft geen toegang tot andere informatie die zich op je computer of mobiel apparaat bevindt. Cookies worden op uw computer of uw mobiel apparaat gestockeerd in de folder van uw browser. De inhoud van een cookie bestaat meestal uit de naam van de server die de cookie geplaatst heeft, een vervaldatum en een unieke cijfercode.

Cookies maken de interactie tussen de bezoeker en de website over het algemeen gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van een website. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud van een website of de publiciteit op een website relevanter te maken voor de bezoeker en aan te passen aan zijn persoonlijke smaak en behoeften.

De stad Roeselare maakt gebruik van volgende cookies.

  1. Noodzakelijke cookies
    Deze cookies zijn onmisbaar om onze websites te kunnen bezoeken en om bepaalde onderdelen ervan te kunnen gebruiken.  Deze cookies laten u bijvoorbeeld toe om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website of bijvoorbeeld om formulieren in te vullen. Ook wanneer u met uw elektronische identiteitskaart wenst in te loggen om gebruik te maken van het e-loket zijn deze cookies noodzakelijk om op een veilige manier uw identiteit te controleren vooraleer toegang gegeven wordt tot uw persoonlijke informatie.  Indien u deze cookies weigert zullen bepaalde onderdelen van de website niet of niet optimaal werken.
     
  2. Functionele cookies
    De functionele cookies zijn de cookies die het functioneren van onze websites vergemakkelijken en  aangenamer maken voor de bezoeker en er voor zorgen dat u een meer gepersonaliseerde surfervaring krijgt.  Het zijn bijvoorbeeld de cookies die ergens uw voorkeur onthouden, of bijhouden of u reeds gevraagd werd om deel te nemen aan een enquête zodat we u niet telkens opnieuw dezelfde enquête voorleggen.
     
  3. Performantie cookies
    We gebruiken performantie-cookies om informatie te verzamelen over het gebruik dat bezoekers maken van onze websites met de bedoeling de inhoud van onze websites te verbeteren, meer aan te passen aan de wensen van de bezoekers en om het gebruiksgemak van onze websites te vergroten.  Zo is er bijvoorbeeld een cookie die ons het aantal unieke bezoekers helpt tellen en een cookie die bijhoudt welke pagina’s het populairst zijn. De stad Roeselare maakt op deze website gebruik van Google Analytics van Google om bezoekinformatie te meten en te analyseren. Hiertoe worden aan de hand van uw IP-adres, onder andere internet-verkeersgegevens en gegevens over uw browsertype en computer verzameld. Wij gebruiken deze gegevens niet om u persoonlijk te identificeren.

Beheer van cookies

Via uw browserinstellingen kunt u de installatie van cookies weigeren. Op de volgende website vindt u voor de meest gebruikte browsers de werkwijze om cookies te weigeren: http://www.aboutcookies.org/

U kunt ook op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies verwijderen van uw computer of mobiel apparaat.

Updates met betrekking tot deze privacyverklaring

Het bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina (www.roeselare.be/privacybeleid). Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert het bestuur je via zijn website of andere communicatiekanalen.

Hoe ons te contacteren?

Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en kan je aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten die je geniet.

Als je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid ‘bescherming van persoonsgegevens’, of indien je jouw rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over jou bezitten wenst te updaten, kan je ons contacteren via het contactnummer 1788. Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit controleren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur jouw vraag concreet en correct behandelen.

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van het bestuur? Surf dan zeker naar de site van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kunt ook daar een klacht indienen.