Evenement aanvragen

Op deze pagina vind je informatie over

• hoe je een aanvraag voor je evenement kan indienen bij de Stad
• de regelgeving en voorzieningen voor de organisatie van je evenement

Evenement aanvragen

Zorg dat je volgende informatie over je evenement bij de hand hebt:

• Datum en duur
• Locatie en inplantingsplan
• Verwacht aantal bezoekers & doelgroep
• Contactgegevens van de verantwoordelijken
• Materialen of infrastructuur die je wil huren van de stad
• Promotieplan
• Gewenste verkeersmaatregelen
• Gegevens van de gewenste muziek (volume, binnen/buiten, …)
• Goedgekeud COVID Event Risk Model, als dat voor jouw evenement vereist is.

Hoe dien je een aanvraag in?

Je moet je evenement online aanvragen, in het digitaal evenementenloket. Je kan hier de handleiding van het evenementenloket bekijken.

De Stad en veiligheidsdiensten maken op basis van jouw aanvraag een inschatting van wat je nodig hebt. Na goedkeuring ontvang je de nodige documenten en informatie. Je kan ook tussentijds de status van je aanvragen opvolgen.

Wanneer dien je een aanvraag in?

• 30 kalenderdagen vóór de datum van je activiteit of evenement OF
• 14 weken voor de datum van het event bij sportmanifestaties, parades en braderijen
   

De behandeling start wanneer je een bevestigingsmail ontvangt.

Voor welke evenementen dien je een aanvraag in?

• Een publiek evenement met meer dan 100 gelijktijdig aanwezigen.
• Een privé initiatief met meer dan 500 gelijktijdig aanwezigen.
• Een overnachting van meer dan 10 personen in een niet daarvoor ingerichte of (permanent) vergunde plek.
• Om het even welke activiteit/evenement of initiatief waarvoor je denkt een vergunning of toelating nodig te hebben (vb. milieuvergunning voor muziek, het gebruik van een parking of plein, een aangepast verkeersreglement (speelstraat), …).
   

Hier vind je een handige uitleg over het verschil tussen een activiteit, privaat initiatief en een evenement.

Welke evenementen hoef je NIET aan te vragen?

• Georganiseerde activiteiten binnen reguliere en regelmatige werkingen van clubs, verenigingen en andere organisaties

Tips voor de organisatie van je evenement

• De Stad heeft een algemene leidraad opgesteld voor de organisatie van een evenement.
• Je vindt ook heel wat tips en tricks op www.ikorganiseer.be
• Zorg voor elkaar en laat iedereen op een veilige manier genieten, bijvoorbeeld met onze preventiebox 'Hou je maten in de gaten'.
• Sabam en de billijke vergoeding kan je aanvragen via www.unisono.be

Ik heb nog vragen

Bij vragen of twijfels contacteer je het Vrijetijdspunt via vrijetijd [at] roeselare.be of via 051 26 24 00.