Hoe begin ik eraan?

Wat? 

Het stadsbestuur helpt je graag verder met de organisatie van jouw evenementen (fuif, straatfeest, wielerwedstrijd, ...). Vandaag de dag is organiseren een vak apart geworden. Het vraagt veel voorbereiding en kennis van allerhande regelgeving en voorzieningen. 

Aanvraag via evenementenloket

Via het digitaal evenementenloket zorgt de Stad voor een centrale behandeling van en een gecoördineerd antwoord op jouw aanvraag. Je vindt er alle mogelijke ondersteuning voor jouw evenement, bijvoorbeeld uitleenmateriaal, ondersteuning bij promotie, aanvraag verkeersmaatregelen, ...

Via de online aanvraag van jouw evenement in het evenementenloket kan de Stad een juiste inschatting maken van wat je nodig hebt op het vlak van veiligheid, mobiliteit en ondersteuning. Vul naast de verplichte velden ook de informatie in waarover je momenteel al beschikt. De stadsdiensten nemen dan, indien nodig, binnen enkele dagen contact met je op.

Wanneer dien je een aanvraag in?

  • 30 kalenderdagen vóór de datum van je activiteit of evenement OF
  • 14 weken voor de datum van het event bij sportmanifestaties, parades en braderijen
     

De behandeling start nadat je een bevestigingsmail ontving.

Voor welke evenementen dien je een aanvraag in?

  • Een publiek evenement met meer dan 100 gelijktijdig aanwezigen
  • Een privé initiatief met meer dan 500 gelijktijdig aanwezigen
  • Een overnachting van meer dan 10 personen in een niet daarvoor ingerichte of (permanent) vergunde plek
  • Om het even welke activiteit/evenement of initiatief waarvoor je denkt een vergunning of toelating nodig te hebben (vb. milieuvergunning voor muziek, het gebruik van een parking of plein, een aangepast verkeersreglement (speelstraat), …)  

Welke evenementen hoef je NIET aan te vragen?

  • Georganiseerde activiteiten binnen reguliere en regelmatige werkingen van clubs, verenigingen en andere organisaties

Wat is het verschil tussen een activiteit, privaat initatief en een evenement?

Een evenement is een vooraf geplande gebeurtenis met een vrij uniek karakter, publiek toegankelijk, met al dan niet betalende bezoekers en/of deelnemers en georganiseerd op het openbaar of privaat domein. Muziek, kunst, sport, amusement, religie, wetenschap of een combinatie zal daarbij vaak centraal staan.

  • Voorbeelden zijn : fuif, straat- of wijkfeest, muziekfestival, kermis, braderij, jaarmarkt, rommelmarkt, wielerwedstrijd, autorally, handelsbeurs, ...
     

Een georganiseerde activiteit is (semi-)puliek toegankelijk een vooraf geplande of doorlopend, binnen het kader van een reguliere en regelmatige werking door een vereniging of organisatie zoals een club, bedrijf, school, overheid, geloofsgemeenschap, …

  • Voorbeelden van publiek toegankelijke georganiseerde activiteiten zijn: sportwedstrijd in stadion of sporthal i.k.v. reguliere competitie, optreden cultureel centrum binnen de jaarprogrammatie, filmvoorstelling bioscoop binnen de normale commerciële werking, misviering, begrafenisplechtigheid, wekelijkse markt, …
  • Voorbeelden van semi-publiek toegankelijke georganiseerde activiteiten zijn : training sportclub, kaartnamiddag seniorenvereniging, repetitie koor, wekelijkse ledenactiviteit jeugdbeweging, jaarlijkse kamp van de jeugdbeweging, spelnamiddag speelpleinwerking, ponykamp georganiseerd door een vereniging of manège, normale ledenprogramma socio-culturele vereniging, …
     

Een privaat initiatief is een vooraf geplande gebeurtenis zonder vrije toegang (= niet publiek toegankelijk), die plaats vindt op uitnodiging (op naam) en gericht op de familiale -, vrienden- of professionele kring, meestal op privaat domein maar uitzonderlijk ook (deels) op openbaar domein. Er bestaat een persoonlijke en/of professionele band tussen de organisator(en) en de aanwezigen. De context maakt het voor de individuele genodigden duidelijk dat het niet kan om zonder goedkeuring van de organisator “zomaar” spontaan nog een derde mee te brengen. Een gedetailleerde genodigden- en/of aanwezigheidslijst is steeds beschikbaar, en mede daardoor kan het aantal aanwezigen vooraf meestal zeer goed worden ingeschat.

  • Voorbeelden zijn een (privaat) tuinfeest, een verjaardagsfuif, een communie- of lentefeest, een familiefeest, een huwelijksreceptie, een babyborrel, de eerste steenlegging van een nieuw bedrijfsgebouw, de nieuwjaarsreceptie van een bedrijf voor haar werknemers en partners, de persvoorstelling en sponsorontvangst van een voetbalclub, ….
  • Zogenaamde privé-Facebookuitnodigingen voor bepaalde festiviteiten, waarbij de selectiviteit van de uitnodiging zeer relatief is en er vaak ook een bijdrage wordt gevraagd om de festiviteit te kunnen financieren, voldoen niet aan de omschrijving “nominatieve uitnodiging”. Een dergelijke festiviteit is GEEN privaat initiatief maar een evenement.
     

Enkele concrete voorbeelden:

  • Een spelnamiddag, wandeltocht of kamp van een jeugdbeweging voor de eigen leden is een activiteit.
    Een jaarlijkse startdag waarop iedereen welkom is, een eetfestijn of streekbierenfestival gericht op het grote publiek of een publiek toegankelijke fuif is een evenement.
  • Een wekelijkse repetitie van een koor is een activiteit. Het jaarlijkse optreden dat publiek toegankelijk is, is een evenement.
  • Een schoolreis of een buitenschoolse gebeurtenis met en voor leerlingen van een school is een activiteit.
    Een opendeurdag, een publiek toegankelijk schoolfeest of een groots opgezet oudercontact met mogelijks heel wat parkeerdruk op het openbaar domein is een evenement.
  • Een "gewone" eerder routinematige voorstelling in een cultureel centrum is een activiteit.
    Een optreden in open lucht in de tuin van het cultureel centrum, of de jaarlijkse voorstelling van het programma met randanimatie en foodtrucks is een evenement.
  • Een training, (oefen)wedstrijd of kleinschalig tornooi (bv. zonder randactiviteiten) van een sportclub is een activiteit.
    Een opendeurdag, eetfestijn of groots opgezet tornooi met tal van ploegen (en/of randanimatie en/of organisatie van een tijdelijke camping en/of …) is een evenement.
  • Een wekelijkse rit op de openbare weg van een wielertoeristenclub met haar leden of de nieuwjaarsreceptie enkel voor de leden is een activiteit.
    Een trimestriële uitgepijlde rit via de openbare weg waarbij niet-leden uitgenodigd worden om de rit te komen rijden is een evenement.
  • Een dagdagelijkse winkeluitbating is een activiteit.
    Een (her)opening of uitzonderlijke klantenactie gericht op het grote publiek, bv. gecombineerd met randanimatie, is een evenement.
  • Een productlancering in de schoot van een bedrijf, gericht op klanten/leveranciers/media en niet publiek toegankelijk, zal door het organiserend bedrijf als een evenement gekwalificeerd worden, maar is in dit kader een privaat initiatief.

Ik heb nog vragen

Bij vragen of twijfels contacteer je het Vrijetijdspunt via vrijetijd [at] roeselare.be of via 051 26 24 00.

Verwante producten: 
x
Kan ik je helpen?
Bertje, chatbot van Roeselare. Kan ik je ergens mee helpen?